Sebagian besar pelaku UMKM tahu bahwa mencatat keuangan itu penting. Tapi, sayangnya — tahu saja belum cukup. Di lapangan, masih banyak usaha kecil yang mencatat secara asal-asalan, mengandalkan ingatan, atau bahkan tidak mencatat sama sekali.
Padahal, kesalahan kecil dalam pembukuan bisa berujung fatal: uang usaha bocor tanpa disadari, keputusan bisnis jadi tidak akurat, dan kesulitan saat harus lapor pajak atau cari pendanaan.
Artikel ini merupakan bagian dari seri edukasi “Pembukuan Sebagai Kunci UMKM Naik Kelas”. Kali ini, kita akan membahas kesalahan-kesalahan paling umum yang sering dilakukan UMKM saat mencatat keuangan — dan tentu saja, cara sederhana untuk menghindarinya.
Yuk, cek apakah Anda juga masih melakukannya — dan mulai benahi dari sekarang. Karena usaha yang besar, dimulai dari pembukuan yang benar.
1. Tidak Mencatat Semua Transaksi
Kesalahan paling umum yang dilakukan pelaku UMKM adalah tidak mencatat seluruh transaksi yang terjadi. Biasanya ini terjadi karena transaksi dianggap kecil, terjadi di luar jam operasional, atau sekadar lupa karena terlalu sibuk.
Contohnya: Anda membeli galon air untuk usaha laundry, tapi lupa catat. Lalu ada pelanggan bayar tunai, tapi langsung dipakai belanja bahan tanpa sempat masuk buku kas. Lama-lama, arus kas jadi tidak sinkron antara yang masuk dan keluar. Akhir bulan, uang di tangan terasa jauh lebih sedikit dari seharusnya.
Mungkin terdengar sepele, tapi jika dilakukan terus-menerus, hal ini bisa:
- 📉 Membuat laporan keuangan tidak akurat
- 📦 Menyulitkan pengelolaan stok & biaya
- 🧾 Membingungkan saat menyusun laporan pajak
✅ Solusi sederhana: Biasakan mencatat setiap transaksi, sekecil apa pun. Gunakan aplikasi pencatatan sederhana, spreadsheet, atau bahkan buku tulis — yang penting konsisten. Lebih baik catat dulu, evaluasi kemudian.
2. Mengandalkan Ingatan, Bukan Bukti Tertulis
“Kayaknya kemarin saya belanja bahan Rp200.000...”
“Kalau nggak salah, pelanggan itu bayar lunas deh...”
Kalimat-kalimat seperti ini terdengar akrab? Inilah yang terjadi saat UMKM mengandalkan ingatan daripada bukti transaksi tertulis.
Masalahnya, ingatan manusia tidak bisa diandalkan dalam urusan keuangan. Apalagi kalau transaksi harian cukup banyak, ada selisih sedikit saja bisa menimbulkan kesalahan besar dalam laporan akhir bulan.
Lebih buruk lagi, tanpa bukti tertulis seperti nota, invoice, atau screenshot transfer, Anda akan kesulitan ketika:
- 🧾 Diminta pertanggungjawaban oleh mitra atau klien
- 📊 Mencocokkan catatan dengan laporan bank
- 💼 Menyusun laporan pajak atau keperluan pembiayaan
✅ Solusi praktis: Biasakan menyimpan bukti transaksi — baik cetak maupun digital. Foto struk pembelian, simpan screenshot transfer, dan buat folder khusus di HP atau laptop. Jika memungkinkan, gunakan sistem pembukuan berbasis cloud agar data tersimpan otomatis dan bisa diakses kapan saja.
3. Mencampur Keuangan Pribadi dan Usaha
Ini salah satu kesalahan klasik yang paling sering terjadi pada UMKM: uang usaha dan uang pribadi disatukan. Semua masuk ke dompet atau rekening yang sama, lalu dipakai sesuka hati — kadang untuk belanja stok, kadang untuk beli pulsa pribadi.
Masalahnya, ketika keuangan bercampur, Anda tidak bisa lagi melihat dengan jelas performa usaha. Apakah bisnis benar-benar untung? Atau sebenarnya defisit tapi tertutup oleh uang pribadi?
Risiko lainnya:
- 📉 Bisnis terlihat sehat padahal sedang bocor
- 💸 Sulit mengontrol pengeluaran dan mengambil keputusan
- 📂 Tidak bisa menyusun laporan yang valid untuk investor atau lembaga keuangan
✅ Solusi cerdas: Pisahkan rekening pribadi dan usaha. Gaji diri Anda sendiri dari laba bersih bisnis. Buat aturan: jangan ambil uang usaha tanpa dicatat atau dialokasikan. Cara ini sederhana tapi sangat berdampak pada ketertiban pembukuan.
4. Menggunakan Software Tapi Tidak Konsisten
Semakin banyak pelaku UMKM mulai sadar pentingnya pencatatan digital. Beberapa bahkan sudah menggunakan aplikasi pembukuan atau spreadsheet online. Namun sayangnya, banyak yang berhenti di tengah jalan.
Awalnya semangat input transaksi, lalu seminggu kemudian lupa. Data jadi tidak lengkap. Akhir bulan malah bingung sendiri karena pencatatan kosong atau tidak rapi.
Ingat, software hanyalah alat bantu. Jika tidak digunakan dengan disiplin, hasilnya sama saja dengan tidak mencatat sama sekali.
Masalah umum yang muncul karena inkonsistensi:
- 📉 Laporan keuangan jadi tidak bisa dipercaya
- 📆 Terjadi gap data yang sulit dilacak kembali
- 💼 Sulit mengambil keputusan bisnis berbasis data
✅ Solusi efektif: Jadwalkan waktu khusus untuk update pencatatan, misalnya setiap sore atau akhir pekan. Jika Anda merasa repot atau tidak punya waktu, pertimbangkan untuk menggunakan jasa pembukuan profesional yang bisa membantu Anda mencatat dan menyusun laporan secara berkala.
5. Tidak Memiliki Laporan Keuangan Berkala
Banyak UMKM yang merasa pembukuan cukup dengan mencatat pemasukan dan pengeluaran harian. Padahal, catatan transaksi belum cukup untuk memahami kondisi keuangan usaha. Tanpa laporan berkala seperti laba rugi, arus kas, atau neraca, Anda seperti mengemudi tanpa dashboard.
Tanpa laporan bulanan atau triwulan, Anda:
- 📉 Tidak tahu apakah bisnis benar-benar untung atau rugi
- 📆 Tidak bisa membandingkan performa dari waktu ke waktu
- 💡 Sulit merencanakan anggaran atau strategi pertumbuhan
Bayangkan jika setiap bulan Anda punya laporan keuangan yang rapi: Anda bisa langsung melihat ke mana uang pergi, bagian usaha mana yang paling menguntungkan, dan langkah apa yang harus diambil selanjutnya.
✅ Solusi praktis: Jadikan laporan berkala sebagai bagian dari rutinitas bisnis. Jika menyusunnya sendiri terasa rumit atau menyita waktu, Anda bisa bermitra dengan tim profesional seperti PT Aksel Asavio Perada untuk menyusunnya secara rutin dan akurat.
📚 Artikel ini merupakan bagian dari Seri Edukasi: Pembukuan Sebagai Kunci UMKM Naik Kelas. Lanjutkan ke artikel berikutnya: Jenis-Jenis Laporan Keuangan yang Wajib Dimiliki UMKM.
📊 Saatnya Membenahi Keuangan Usaha Anda
Jika Anda merasa satu atau lebih kesalahan di atas masih terjadi di usaha Anda, ini saat yang tepat untuk mulai membenahi pembukuan. Jangan tunggu sampai masalah keuangan menumpuk dan menghambat pertumbuhan bisnis.
PT Aksel Asavio Perada hadir sebagai mitra keuangan terpercaya untuk UMKM. Kami bukan hanya menyusun laporan — kami membantu Anda memahami keuangan usaha, membaca peluang, dan merancang strategi berbasis data.
- ✔️ Pembukuan harian
- ✔️ Laporan keuangan rutin & akurat
- ✔️ Konsultasi keuangan & budgeting
- ✔️ Mempermudah kewajiban pelaporan pajak dan keperluan pembiayaan
Artikel ini ditulis oleh tim PT Aksel Asavio Perada, penyedia jasa pembukuan dan laporan keuangan untuk UMKM dan bisnis berkembang di Indonesia.