Banyak pelaku UMKM berpikir bahwa keuangan usaha akan baik-baik saja selama ada pemasukan. Sayangnya, kenyataan di lapangan sering menunjukkan hal sebaliknya. Usaha bisa tetap rugi meskipun omzet terus masuk — salah satu penyebab utamanya adalah pencatatan keuangan yang keliru atau bahkan tidak dilakukan sama sekali.
Kesalahan dalam pembukuan sering kali tidak terasa di awal, tapi dapat berdampak besar dalam jangka panjang: sulit mengetahui untung-rugi sebenarnya, kebingungan saat pajak, hingga kegagalan mengembangkan usaha karena tidak tahu posisi keuangan yang riil.
Dalam artikel ini, kami akan mengulas tujuh kesalahan umum yang sering dilakukan UMKM dalam mencatat keuangan, disertai cara sederhana untuk menghindarinya. Jika Anda merasa pencatatan usaha Anda masih belum ideal, ini bisa menjadi panduan awal yang sangat berharga.
1. Tidak Mencatat Transaksi Harian
Ini adalah kesalahan paling mendasar yang masih sering dilakukan oleh pelaku UMKM. Banyak pemilik usaha kecil merasa tidak perlu mencatat transaksi harian karena volume penjualannya dianggap masih kecil. Padahal, tanpa pencatatan yang rutin dan konsisten, pelaku usaha akan kesulitan menelusuri arus kas, menghitung keuntungan, atau menyusun laporan keuangan yang valid.
Contohnya: Anda membeli bahan baku senilai Rp500.000, tetapi lupa mencatatnya. Di akhir bulan, pengeluaran ini tidak muncul di laporan. Akibatnya, keuntungan tampak lebih besar dari kenyataan, dan keputusan bisnis pun jadi tidak akurat.
Cara Menghindarinya
Gunakan sistem pencatatan harian, sekecil apa pun transaksinya. Anda bisa mulai dengan buku kas manual, spreadsheet di Google Sheets, atau aplikasi pembukuan sederhana yang tersedia gratis. Yang terpenting adalah disiplin mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran di hari yang sama saat transaksi terjadi.
Jika Anda sudah mulai kewalahan mencatat sendiri, terutama saat usaha mulai berkembang, jasa pembukuan profesional dapat membantu Anda menyusun data harian menjadi laporan yang akurat dan siap digunakan untuk keputusan bisnis.
2. Mencampur Uang Pribadi dan Uang Usaha
Banyak pelaku UMKM masih menggunakan satu rekening atau dompet yang sama untuk kebutuhan pribadi dan usaha. Ini terlihat praktis di awal, tetapi akan menimbulkan masalah besar saat usaha mulai berkembang. Ketika uang pribadi dan uang usaha tercampur, Anda tidak bisa mengetahui berapa keuntungan sebenarnya, dan pencatatan menjadi tidak akurat.
Contoh yang sering terjadi: Anda mengambil uang Rp300.000 dari kas usaha untuk keperluan keluarga, tetapi lupa mencatatnya sebagai pengeluaran usaha. Akibatnya, saldo kas terlihat tinggi, padahal sebenarnya sudah terpakai.
Cara Menghindarinya
Pisahkan keuangan usaha dan pribadi sejak awal, sekecil apa pun skala usaha Anda. Buka rekening bank khusus untuk usaha dan tetapkan sistem penggajian untuk pemilik — meskipun usaha masih dijalankan sendiri. Ini akan membantu Anda menjaga transparansi, serta memudahkan pelaporan dan evaluasi keuangan secara objektif.
Jika Anda merasa pencatatan mulai rumit karena transaksi makin banyak, tim dari PT Aksel Asavio Perada dapat membantu menata ulang sistem keuangan usaha Anda secara profesional, sehingga tidak tercampur lagi dengan pengeluaran pribadi.
3. Tidak Menyimpan Bukti Transaksi
Struk belanja, nota pembelian, atau invoice sering kali dianggap tidak penting oleh pelaku UMKM. Banyak yang langsung membuangnya setelah transaksi selesai. Padahal, bukti transaksi sangat dibutuhkan untuk memverifikasi catatan pembukuan, menyusun laporan keuangan, dan sebagai dokumen pendukung jika suatu saat terjadi audit atau pemeriksaan pajak.
Tanpa bukti transaksi, Anda akan kesulitan menjelaskan pengeluaran tertentu atau menyusun laporan yang valid dan bisa dipertanggungjawabkan. Lebih parah lagi, laporan keuangan menjadi tidak akurat karena hanya berdasarkan ingatan atau asumsi.
Cara Menghindarinya
Biasakan menyimpan semua bukti transaksi, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Anda bisa mengarsipkan struk pembelian di map khusus per bulan, atau memotret bukti pembayaran dan menyimpannya di folder cloud seperti Google Drive. Beberapa aplikasi pembukuan juga sudah menyediakan fitur unggah foto struk sebagai dokumentasi langsung.
Tim PT Aksel Asavio Perada juga dapat membantu Anda menyusun sistem dokumentasi bukti transaksi yang terorganisir, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan menjadi jauh lebih akurat dan siap untuk di lihat kapanpun dan untuk kebutuhan apapun.
4. Hanya Fokus pada Pendapatan, Melupakan Pengeluaran
Banyak pelaku UMKM merasa usahanya berjalan lancar karena “omzet masuk terus.” Tapi sayangnya, hanya mencatat pemasukan tanpa memperhatikan pengeluaran bisa menyesatkan. Omzet yang besar belum tentu berarti untung — apalagi jika banyak biaya tersembunyi tidak ikut dicatat.
Biaya-biaya kecil seperti transportasi, kuota internet, parkir, pembelian alat kerja, hingga uang tips kadang dianggap sepele dan dilewatkan. Padahal jika dikumpulkan dalam sebulan, jumlahnya bisa signifikan dan memengaruhi keuntungan usaha secara keseluruhan.
Cara Menghindarinya
Catat semua jenis pengeluaran, sekecil apa pun, terutama yang berkaitan langsung dengan operasional usaha. Buat kategori seperti: bahan baku, alat tulis, ongkos kirim, biaya pemasaran, dan biaya tidak terduga. Dengan mencatat pengeluaran secara detail, Anda bisa melihat dengan jelas struktur biaya usaha, mengevaluasi efisiensi, dan menetapkan harga jual yang lebih akurat.
Jika Anda menggunakan jasa pembukuan dari PT Aksel Asavio Perada, tim kami akan membantu Anda mengelompokkan setiap pengeluaran dengan rapi dan terstruktur, sehingga Anda dapat memantau kinerja usaha secara objektif dan menyeluruh.
5. Tidak Membuat Laporan Keuangan Berkala
Banyak pelaku UMKM tidak menyusun laporan keuangan secara rutin. Biasanya karena merasa “usahanya masih kecil”, atau karena tidak tahu bagaimana membuatnya. Padahal, laporan keuangan berkala — seperti laporan arus kas, laba rugi, dan neraca — sangat penting untuk memahami kondisi usaha secara objektif.
Tanpa laporan keuangan, Anda tidak tahu apakah usaha benar-benar untung, seberapa besar piutang yang belum tertagih, atau apakah arus kas cukup sehat untuk ekspansi. Akibatnya, keputusan bisnis jadi lebih berdasarkan perasaan daripada data.
Cara Menghindarinya
Biasakan menyusun laporan keuangan setidaknya satu kali dalam sebulan. Mulai dari yang sederhana: catat pemasukan dan pengeluaran, lalu hitung selisihnya. Jika Anda menggunakan spreadsheet atau aplikasi pembukuan, laporan bisa dihasilkan otomatis. Laporan ini akan sangat berguna untuk melihat tren keuangan, merencanakan pembelian, hingga mengevaluasi strategi usaha.
Jika Anda tidak punya waktu menyusun laporan sendiri, layanan pembukuan berkala dari PT Aksel Asavio Perada bisa menjadi solusi praktis dan profesional, tanpa perlu menambah staf internal yang akan menambah biaya gaji di bisnis Anda.
6. Mengandalkan Ingatan atau Catatan Manual yang Tidak Konsisten
Banyak pemilik usaha kecil masih mengandalkan ingatan atau mencatat transaksi di kertas seadanya — kadang di nota, kadang di belakang buku menu, bahkan di aplikasi catatan ponsel. Sayangnya, metode ini rentan lupa, tercecer, atau tidak terintegrasi, sehingga sulit digunakan untuk analisis dan pelaporan.
Pencatatan yang tidak konsisten juga bisa menyebabkan data keuangan tidak akurat. Misalnya, beberapa transaksi tercatat, beberapa tidak. Ketika saatnya menyusun laporan atau mengevaluasi bisnis, Anda akan menghadapi kebingungan karena tidak ada data yang utuh.
Cara Menghindarinya
Tentukan satu sistem pencatatan utama — apakah itu buku kas, spreadsheet, atau aplikasi digital. Disiplin menggunakan satu media ini akan membantu menjaga konsistensi dan kelengkapan data. Jika Anda menggunakan sistem digital, pastikan pencadangan rutin dilakukan agar data tidak hilang.
Untuk usaha yang mulai berkembang dan memiliki transaksi harian yang cukup banyak, tim pembukuan profesional seperti PT Aksel Asavio Perada bisa membantu membuat sistem pencatatan yang rapi, konsisten, dan siap digunakan kapan saja.
7. Tidak Menggunakan Jasa Profesional Saat Skala Usaha Mulai Tumbuh
Di awal merintis usaha, semua hal bisa dikerjakan sendiri — termasuk pencatatan keuangan. Namun seiring berkembangnya bisnis, volume transaksi meningkat, pengeluaran bertambah kompleks, dan tanggung jawab keuangan pun menjadi lebih besar. Sayangnya, banyak pelaku UMKM tetap bertahan dengan sistem lama meski usahanya sudah tumbuh.
Hal ini bisa menjadi jebakan. Ketika data keuangan sudah terlalu banyak untuk ditangani sendiri, risiko kesalahan pencatatan meningkat, laporan tidak selesai tepat waktu, dan peluang strategis terlewat karena tidak ada analisis data yang mendalam.
Cara Menghindarinya
Ketika usaha Anda mulai berkembang dan Anda merasa pencatatan keuangan semakin merepotkan atau tidak terkontrol, itu saatnya mempertimbangkan menggunakan jasa pembukuan profesional. Dengan bantuan pihak ketiga yang kompeten, Anda bisa fokus pada pengembangan usaha, sementara laporan keuangan dikelola secara akurat, tepat waktu, dan siap digunakan kapan saja.
PT Aksel Asavio Perada hadir untuk membantu UMKM di Indonesia dalam membangun sistem pembukuan yang efisien dan terpercaya. Kami memahami kebutuhan usaha kecil dan menengah, dan menyediakan layanan yang fleksibel, hemat biaya, serta mudah digunakan.
Kesimpulan
Kesalahan dalam pencatatan keuangan mungkin tampak sepele di awal, tapi dapat berdampak besar terhadap kelangsungan usaha jika dibiarkan terus-menerus. Mulai dari tidak mencatat transaksi harian, mencampur uang pribadi dan usaha, hingga tidak membuat laporan keuangan secara berkala — semua bisa menghambat pertumbuhan bisnis Anda.
Kabar baiknya, semua kesalahan ini bisa dicegah dan diperbaiki. Dengan kedisiplinan, sistem pencatatan yang baik, dan bantuan profesional jika dibutuhkan, UMKM bisa memiliki laporan keuangan yang rapi, akurat, dan siap mendukung pengambilan keputusan bisnis yang cerdas.
Butuh Bantuan Profesional?
Jika Anda ingin fokus mengembangkan usaha tanpa repot mengurus pencatatan keuangan yang rumit, PT Aksel Asavio Perada siap menjadi mitra terpercaya Anda. Kami menyediakan jasa pembukuan dan laporan keuangan khusus untuk UMKM, dengan sistem fleksibel, harga terjangkau, dan pendekatan yang bisa disesuaikan dengan skala usaha Anda.
Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan konsultasi awal secara gratis dan mulai menata keuangan usaha Anda secara lebih profesional.
Artikel ini ditulis oleh tim PT Aksel Asavio Perada, penyedia jasa pembukuan dan laporan keuangan untuk UMKM dan bisnis berkembang di Indonesia.