Banyak pengurus Kopdes/KDKMP mengira pilihannya cuma dua: beli software akuntansi, atau pakai jasa pembukuan. Padahal keduanya menjawab masalah yang berbeda dan justru paling efektif kalau dipakai bersamaan, bukan dipilih salah satu.
Software dan Jasa Menyelesaikan Masalah yang Berbeda
Software akuntansi yang bisa dipakai koperasi seperti Accurate Online adalah alat. Alat ini membuat pencatatan lebih rapi dan otomatis dibanding tulis tangan atau Excel manual, tapi sebuah alat tetap perlu dioperasikan oleh orang yang paham cara menginput transaksi sesuai kaidah akuntansi koperasi dan harus paham juga standar akuntansi secara menyeluruh.
Jasa pembukuan adalah orangnya. Bukan aplikasi yang Anda pelajari sendiri, tapi tim yang menerima bukti transaksi dari Anda, menginput, merekonsiliasi, sampai menyusun laporan jadi.
Masalahnya, kemungkinan banyak Kopdes Merah Putih baru berdiri langsung berlangganan software dengan asumsi "sudah beres", padahal tidak ada satu pun di pengurus yang benar-benar paham cara menginput transaksi koperasi sesuai kaidah akuntansi yang benar. Hasilnya: aplikasi ada, tapi laporan tetap berantakan atau malah tidak pernah selesai diisi. Analoginya begini, jika sudah membeli truk untuk mengangkut barang apakah cukup jika tidak memiliki driver truk beserta tukang angkutnya? Apakah cukup jika hanya di kendarai oleh driver mobil angkutan umum? Tentunya truk harus dilengkapi dengan driver yang ahli mengendarai truk dan tukang angkut yang ahli menaikkan dan menurunkan barang. Sekarang pertanyaannya jika ada jasa yang menawarkan angkutan barang, kenapa harus beli truk dan bayar driver serta tukang angkutnya? Itulah analogi sederhana untuk menggambarkan kenapa Manager Kopdes perlu mempertimbangkan Jasa Pembukuan untuk Kopdes ketimbang hanya sekedar memiliki software akuntansi.
Perbandingan Langsung
- Anda/staf tetap harus menginput sendiri
- Perlu waktu belajar sistem & istilah akuntansi
- Laporan hanya sebaik data yang diinput
- Biaya langganan tetap jalan meski jarang dipakai
- Pengurus / staf tinggal kirim bukti transaksi & rekening koran
- Tidak perlu belajar sistem apa pun
- Tanpa dashboard, pengurus kurang leluasa memonitor harian
- Tetap butuh alat pencatatan di sisi tim jasa
Kombinasi Keduanya: Jasa dengan Software Termasuk
Ini yang paling jarang ditawarkan: jasa pembukuan yang sekaligus menyediakan akses software akuntansi untuk kopdes Anda. Tim yang mengerjakan pencatatan dan laporan, sekaligus memberi Anda akses ke sistem digital untuk memantau kondisi keuangan koperasi kapan saja tanpa Anda harus belajar mengoperasikannya sendiri, dan tanpa biaya lisensi terpisah.
PT Aksel Asavio Perada menerapkan model ini untuk layanan jasa pembukuan Kopdes/KDKMP: tim kami yang mencatat dan menyusun laporan, dengan akses Accurate Online sudah termasuk dalam paket layanan.
Lihat Detail Jasa Pembukuan KopdesKapan Masing-Masing Cocok Dipakai?
Kopdes sudah punya bendahara/staf yang paham dasar akuntansi dan punya waktu rutin menginput transaksi setiap hari.
Belum ada satu pun pengurus dengan latar belakang akuntansi, atau bendahara yang ada sudah cukup sibuk dengan operasional unit usaha sehari-hari.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah kopdes wajib pakai software akuntansi?
Tidak wajib, tapi sangat membantu untuk pencatatan yang lebih rapi dan minim kesalahan dibanding manual/Excel. Yang penting bukan sekadar punya softwarenya, tapi ada yang mengoperasikan dengan benar.
Apakah software akuntansi saja cukup tanpa jasa pembukuan?
Cukup, asalkan ada anggota pengurus yang benar-benar paham cara menginput transaksi koperasi sesuai kaidah akuntansi (simpanan, pinjaman, SHU, dll). Kalau belum ada, software saja justru berisiko menghasilkan laporan yang salah karena diinput oleh orang yang belum paham polanya.
Kalau sudah pakai jasa pembukuan, masih perlu belajar software?
Tidak perlu mendalam. Anda cukup bisa membuka dashboard untuk memantau, sementara input dan penyusunan laporan dikerjakan oleh tim jasa.
Apakah bisa pindah dari software yang sudah dipakai sekarang ke skema jasa?
Bisa. Data dan riwayat transaksi yang sudah ada di software lama bisa dijadikan acuan saldo awal saat kesepakatan kerja dengan tim jasa dimulai.
Bingung mana yang paling cocok untuk kondisi kopdes Anda?